Ste Erasmus+ koordinátor/ka?
Na tejto stránke nájdete:
- potrebné informácie k administrácii odchádzajúcich aj prichádzajúcich zamestnaneckých a študentských mobilít,
- postupy a pokyny pre uzatvorenie medziinštitucionálnych zmlúv,
- či informácie ohľadom služieb poskytovaných Referátom pre zahraničné vzťahy (RZV) UPJŠ.
V prípade otázok sa neváhajte obrátiť na RZV UPJŠ.
Postupy a úlohy
Aktivity programu Erasmus+ prebiehajú vo veľkej miere na základe medziinštitucionálnych zmlúv (angl. Inter-institutional agreement, skrátene IIA), ktoré majú konkrétne pracoviská UPJŠ (fakulty, katedry, ústavy) uzatvorené so zahraničnými vysokoškolskými inštitúciami, resp. s ich konkrétnymi pracoviskami (fakultami, katedrami, ústavmi a pod.).
Medziinštitucionálne zmluvy stanovujú typy mobilít, počty študentov a akademických, príp. administratívnych pracovníkov, ktorí môžu v rámci tejto zmluvy realizovať mobilitu, dĺžku ich pobytu na prijímajúcej inštitúcii, odbor v rámci ktorého bude spolupráca prebiehať a jazykové požiadavky.
Uzavretie medziinštitucionálnej zmluvy JE nevyhnutné na realizáciu:
- študentských mobilít na štúdium;
- zamestnaneckých mobilít na výučbu;
- študentských mobilít na štúdium a zamestnaneckých mobilít na školenie v rámci Zmiešaného intenzívneho programu – ZIP/Blended Intensive Programme – BIP.
Z pohľadu pravidiel Erasmus+ to nie je nevyhnutné, ale niektoré vysokoškolské inštitúcie môžu vyžadovať uzavretie medziinštitucionálnej zmluvy aj pre stáže a školenia.
Uzavretie medziinštitucionálnej zmluvy NIE JE nevyhnutné na realizáciu:
- študentských mobilít na stáž;
- zamestnaneckých mobilít na školenie (s výnimkou Zmiešaného intenzívneho programu – ZIP/Blended Intensive Programme – BIP, kde je medziinštitucionálna zmluva potrebná)
- ak to nevyžaduje ani prijímajúca vysokoškolská inštitúcia, alebo ak prijímajúci partner nie je vysokoškolská inštitúcia (napr. pre pracovné stáže študentov alebo školenie zamestnancov v podniku).
Medziinštitucionálne zmluvy je možné uzavrieť kedykoľvek.
Programové krajiny (spolupráca v rámci KA131)
Aktuálne platné medziinštitucionálne zmluvy, ktoré sú uzavreté v papierovej podobe, sú platné maximálne len do konca akademického roku 2021/2022. Mobility realizované od akademického roku 2022/2023 vrátane, musia byť pokryté novými – digitálnymi medziinštitucionálnymi zmluvami. Papierové medziinštitucionálne zmluvy nebudú pre mobility realizované od akademického roku 2022/2023 vrátane akceptované.
Nové – digitálne medziinštitucionálne zmluvy je možné uzavrieť s platnosťou do akademického roku 2028/2029 vrátane (teda do konca programového obdobia 2021-2027), ale môžu sa uzavrieť aj na kratšie obdobie.
Partnerské krajiny (spolupráca v rámci KA131 International Mobility)
Pre spoluprácu s partnerskými krajinami v rámci KA131 International Mobility sa budú uzatvárať papierové medziinštitucionálne zmluvy, keďže partnerské krajiny nie sú zapojené do EWP siete.
Partnerské krajiny (spolupráca v rámci KA171)
V prípade ďalších otázok alebo nejasností ohľadom medziinštitucionálnych zmlúv sa prosím obráťte na Mgr. Veroniku Petruňovú na Referáte pre zahraničné vzťahy UPJŠ.
Erasmus koordinátori fakúlt/ústavov/katedier zabezpečujú predovšetkým manažment odchádzajúcich aj prichádzajúcich študentských a zamestnaneckých mobilít. Do riadenia Erasmus mobilít môžu byť zapojení aj iní zamestnanci fakúlt/katedier/ústavov, napr. v prípade odchádzajúcich a prichádzajúcich Erasmus mobilít zamestnancov alebo v prípade spoluprác s partnerskými krajinami v rámci KA171 ako hlavné kontaktné osoby pre danú mobilitu alebo pre danú spoluprácu.
Erasmus koordinátori (resp. kontaktné osoby v prípade KA171 a vedúci ústavov a katedier) na fakultách/ústavoch/katedrách zabezpečujú:
Odchádzajúcich študentov:
- Propagáciu programu Erasmus+ medzi študentmi
- Výber študentov na Erasmus+ mobilitu štúdium a na Erasmus+ mobilitu stáž
- Poradenstvo pre študentov s výberom zahraničnej univerzity a prijímajúceho podniku
- Overenie/Potvrdenie jazykových kompetencií
- Poradenstvo pre študentov v procese prípravy Erasmus+ dokumentov a ich administráciu na úrovni fakúlt/katedier/ústavov
- Primárnu kontrolu všetkých Erasmus dokumentov
- Poradenstvo vo výbere vhodných predmetov na zahraničnej univerzite/v príprave pracovného programu stáže
- Doručenie Erasmus+ dokumentov na Referát pre zahraničné vzťahy UPJŠ pred termínom odoslania dokumentov na zahraničné inštitúcie
- Kontrolu zmien v zozname vybratých predmetov počas mobility
- Uznanie predmetov, ktoré študent absolvoval na zahraničnej univerzite, resp. uznanie stáže na UPJŠ.
Prichádzajúcich študentov:
- Príprava podkladov do katalógu kurzov
- Komunikácia s prichádzajúcimi študentmi po ich nominácii: príprava dokumentov, výber a obsah predmetov, podmienky štúdia, jazykové požiadavky
- Príprava rozvrhu pre študentov
- Primárna kontrola všetkých Erasmus dokumentov
- Kontrola zmien v zozname vybratých predmetov počas mobility
- Príprava Výpisu výsledkov a potvrdenia o dĺžke mobility
Odchádzajúcich zamestnancov:
- Poskytnutie informácií ohľadom aktuálnych výziev a termínov na podávanie prihlášok
- Poskytnutie informácií ohľadom partnerstiev a medzi-inštitucionálnych zmlúv pre zamestnancov
- Výber zamestnancov na mobilitu v prípade spoluprác s partnerskými krajinami
- Schvaľovanie mobilít a termínov mobilít odchádzajúcich zamestnancov pred výberovými konaniami na mobilitu
- Uznávanie absolvovaných mobilít na úrovni pracoviska zamestnanca.
- Šírenie dosiahnutých výsledkov a úspechov, ktoré boli dosiahnuté v rámci Erasmus mobilít zamestnancov.
Prichádzajúcich zamestnancov:
- Komunikácia s prichádzajúcimi zamestnancami: príprava dokumentov v spoluprácu s Referátom pre zahraničné vzťahy UPJŠ, príprava pracovného programu/obsahu mobility, plánovaných aktivít
- Primárna kontrola všetkých Erasmus dokumentov
- Zabezpečenie realizácie mobility
- Príprava Potvrdenia o absolvovaní mobility v spoluprácu s Referátom pre zahraničné vzťahy UPJŠ
Referát pre zahraničné vzťahy UPJŠ zabezpečuje administráciu programu Erasmus+ a poskytuje služby účastníkom programu hlavne v týchto oblastiach:
Prichádzajúci študenti:
- Spracovanie prihlášky – zabezpečí potvrdenie prijatia katedrou/ústavom/fakultou, konzultuje s pracoviskami UPJŠ navrhovaný plán štúdia, zašle študentovi potvrdenie o prijatí
- Zabezpečí študentovi ubytovanie na internátoch
- Zabezpečí študentovi vydanie ISIC karty
- Zabezpečí evidovanie študentov v AIS2
- Organizuje úvodné stretnutie na začiatku každého semestra
- Zabezpečí komunikáciu medzi prichádzajúcimi študentmi a organizáciou ESN Košice
- Zabezpečí administratívne uzavretie jednotlivých mobilít na konci semestra a zaslanie potrebných dokumentov na domáce univerzity zahraničných študentov
- Zabezpečí komunikáciu s Oddelením cudzineckej polície PZ, Ministerstva vnútra SR, s veľvyslanectvami a konzulátmi
Odchádzajúci študenti:
- Poskytuje informácie o možnostiach štúdia/praktických stáží v zahraničí formou individuálnych konzultácií alebo informačných stretnutí so záujemcami
- Poskytuje informácie o partnerských inštitúciách
- Informuje študentov o konkrétnom postupe administratívneho zabezpečenia študijného pobytu/praktickej stáže
- Zabezpečuje administráciu Erasmus+ dokumentov
- Zabezpečuje pridelenie a prevod grantu
- Zabezpečuje administráciu Online Linguistic Support systému a Erasmus Dashboardu
Zamestnanci:
- Poskytuje informácie o možnostiach aktivít v rámci programu.
- Poskytuje pomoc pri príprave medzi-inštitucionálnych zmlúv
- Poskytuje administratívnu podporu pre aktivity katedier/ústavov/fakúlt
- Zabezpečuje výber zamestnancov na mobility v prípade KA131 a manažment ich mobilít
- Zabezpečuje prípravu finančných zmlúv k jednotlivým mobilitám a administratívne a finančné uzavretie po realizácii mobilít
Dokumenty
Písomný záznam z výberového konania (stáž)
Písomný záznam z výberového konania (štúdium)
Zoznam navrhovaných študentov (štúdium)
Zoznam navrhovaných študentov (stáž)
Návod na predĺženie / vytvorenie medziinštitucionálnej zmlúvy (IIA)
Proposal for the Conclusion of Erasmus IIAs
Vysvetlivky k Proposal for the Conclusion of Erasmus IIAs
Fotonávod k IIA Manager
ISCED-F Codes
ISCED-F Codes – Popis kódov
