OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Univerzita Pavla Jozefa Šafárika v Košiciach je prevádzkovateľom, ktorý spracúva osobné údaje.
IDENTIFIKAČNÉ ÚDAJE PREVÁDZKOVATEĽA
Univerzita Pavla Jozefa Šafárika v Košiciach
Šrobárova 2
041 80 Košice
IČO: 00397768
Od 25. mája 2018 je účinné Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov), známe ako GDPR.
KONTAKT NA ZODPOVEDNÚ OSOBU
Mgr. Gabriela Ciberejová
Univerzita Pavla Jozefa Šafárika v Košiciach
Šrobárova 2
041 80 Košice
Telefón: 055/234 1586
e-mail: zodpovedna-osoba@upjs.sk
OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV OD MÁJA 2018
Ak niekto spracúva údaje, ktoré sa Vás týkajú (získava, uchováva, zverejňuje alebo inak narába s Vašimi údajmi), máte postavenie dotknutej osoby.
Vaše práva pri spracúvaní osobných údajov sú upravené v zákone č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon č. 18/2018 Z. z“) v Nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov), známom ako GDPR.
- Právo na prístup k osobným údajom
- Právo na opravu osobných údajov
- Právo na výmaz osobných údajov
- Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov
- Oznamovacia povinnosť v súvislosti s opravou, vymazaním alebo obmedzením spracúvania
- Právo na prenosnosť osobných údajov
- Právo namietať spracúvanie osobných údajov
- Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov
ZODPOVEDNÁ OSOBA
Vyššie uvedené práva možno (okrem práva podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov v gescii Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky) e-mailom alebo písomne poštou uplatniť u zodpovednej osoby, ktorá na univerzite vykonáva dohľad nad spracúvaním osobných údajov. Pre akceptovanie žiadosti o uplatnenie práv je nevyhnutné dostatočne identifikovať žiadateľa, zrozumiteľne špecifikovať predmet žiadosti a žiadosť podpísať. Prevádzkovateľ môže požiadať o poskytnutie dodatočných informácií potrebných na potvrdenie totožnosti dotknutej osoby, ak má oprávnené pochybnosti o totožnosti fyzickej osoby podávajúcej žiadosť.
Vzor Žiadosti dotknutej osoby na uplatnenie jej práv
Zodpovednej osobe takisto možno oznámiť únik osobných údajov či iné závažné skutočnosti týkajúce sa spracúvania osobných údajov Univerzitou Pavla Jozefa Šafárika v Košiciach.
UPJŠ je považovaná za prevádzkovateľa aj v prípadoch, keď Vaše osobné údaje spracúvajú fakulty UPJŠ a/alebo samostatne hospodáriace súčasti UPJŠ (napr. internáty, knižnice, účelové zariadenia a pod.). Prevádzkovateľ má postavenie verejnej vysokej školy v zmysle zákona č. 131/2002 Z. z. o vysokých školách a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
UPJŠ spracúva Vaše osobné údaje, aby mohla plniť povinnosti a úlohy, ktoré jej ako verejnej vysokej škole vyplývajú:
• zo všeobecne záväzných právnych predpisov;
• z oprávnených alebo verejných záujmov, ktoré sledujeme;
• zo zmluvných vzťahov.
- Na aké účely spracúvame Vaše osobné údaje?
- Na akom právnom základe sú Vaše osobné údaje spracúvané?
- Komu poskytujeme Vaše osobné údaje?
- Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
- Dochádza k cezhraničnému prenosu Vašich osobných údajov?
- Dochádza k automatizovanému spracúvaniu osobných údajov s právnym účinkom a/alebo iným podstatným vplyvom na Vás?
- Cookies
- Sociálne siete
Na akom právnom základe sú Vaše osobné údaje spracúvané?
Ak je právnym základom na spracúvanie osobných údajov poskytnutý súhlas, dotknutá osoba môže kedykoľvek svoj súhlas odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním. Poskytnutie osobných údajov je dobrovoľné a neposkytnutie osobných údajov nemá žiadne negatívne dôsledky na práva dotknutej osoby alebo poskytované služby Prevádzkovateľom.
Ak je právnym základom na spracúvanie osobných údajov dotknutej osoby uzatvorenie alebo plnenie zmluvného vzťahu, poskytnutie osobných údajov je požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok neuzavretie zmluvného vzťahu medzi dotknutou osobou a Prevádzkovateľom.
Ak je právnym základom na spracúvanie osobných údajov dotknutej osoby plnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa, poskytnutie osobných údajov dotknutej osoby je zákonnou požiadavkou. Neposkytnutie osobných údajov dotknutej osoby môže mať za následok, že nebudú splnené zákonné požiadavky vyplývajúce z osobitných predpisov.
Ak je právnym základom na spracúvanie osobných údajov oprávnený záujem Prevádzkovateľa, dotknutá osoba je povinná toto spracúvanie strpieť s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby. Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať spracúvanie osobných údajov.
Komu poskytujeme Vaše osobné údaje?
Príjemcami osobných údajov dotknutých osôb sú rôzne okruhy subjektov, ktorým poskytujeme Vaše osobné údaje najčastejšie v rámci plnenia našich zákonných povinností a/alebo ide o našich vlastných zamestnancov UPJŠ, s ktorými prichádzate ako dotknuté osoby do styku.
Externý príjemcovia osobných údajov:
- Dopravcovia v cestnej doprave, mestskej hromadnej doprave, dráhovej doprave
- Zahraničné vysoké školy poskytujúce programy mobilít študentom UPJŠ
- Inštitúcie Európskej únie
- Organizácie financujúce niektoré programy študentských mobilít
- Medzinárodné organizácie a medzinárodné siete spolupracujúcich vysokých škôl, ktorých je UPJŠ členom
- Štátne orgány vykonávajúce pôsobnosť v oblasti školstva
- Vedecké inštitúcie
- Občianske združenia
- Firmy poskytujúce technickú podporu pre informačné systémy bez vykonávania spracovateľských operácii s osobnými údajmi, ale s faktickou možnosťou oboznámenia sa s obsahom dát
- Firmy participujúce na vedecko-výskumných projektoch v inkubátoroch alebo vedeckých parkoch
- Firmy participujúce na vedecko-výskumnej činnosti
- Poštoví doručovatelia a poštové podniky
- Advokáti
- Notári
- Exekútori
- Audítori
V prípade, ak na spracúvanie osobných údajov využívame sprostredkovateľa, vždy vopred preveríme, či sprostredkovateľ spĺňa požiadavky organizačného a technického charakteru z hľadiska zabezpečenia bezpečnosti spracúvania Vašich osobných údajov. V prípade, ak na spracúvanie osobných údajov využívame našich vlastných príjemcov (zamestnancov UPJŠ) Vaše osobné údaje sú vždy spracúvané na základe poverení a pokynov, ktorými našich príjemcov poučujeme nielen o interných pravidlách ochrany osobných údajov, ale aj o ich právnej zodpovednosti za ich porušovanie. Ak sme požiadaní orgánom verejnej moci o sprístupnenie Vašich osobných údajov, skúmame legislatívou stanovené podmienky na ich sprístupnenie a bez preverenia, či sú splnené podmienky Vaše osobné údaje neposkytujeme.
Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje?
Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Vo všeobecnosti, doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov. Ak z právnych predpisov nevyplýva, dobu uchovávania Vašich osobných údajov vždy vo vzťahu ku konkrétnym účelom určujeme my prostredníctvom našich interných predpisov a/alebo nášho Registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu UPJŠ v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. Z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Osobné údaje študentov spracúvame počas trvania štúdia na UPJŠ a následne 50 rokov od skončenia štúdia v rámci registra študentov (§ 73 ods. 9 zákona o VŠ).
V prípade zamestnancov osobné údaje spracúvame počas trvania zmluvného vzťahu a následne do uplynutia zákonných lehôt pre uchovávanie dokumentov, spravidla 5 až 10 rokov, v niektorých prípadoch až 70 rokov od narodenia zamestnanca.
Pri obchodných partneroch spracúvame osobné údaje počas trvania zmluvného vzťahu a následne po dobu vyžadovanú osobitnými právnymi predpismi (napr. účtovné účely 10 rokov, daňové účely 10 rokov). Pokiaľ osobitný právny predpis nestanovuje dlhšiu dobu uchovávania, Vaše osobné údaje uchovávame zvyčajne päť rokov po skončení zmluvného vzťahu.
Kamerové záznamy uchovávame po dobu 7 dní.
Ďalšie informácie o dobách, počas ktorých uchovávame osobné údaje môžete nájsť v našom registratúrnom pláne, (dodatok č. 2).
Ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe súhlasu, po jeho odvolaní sme povinní osobné údaje ďalej nespracúvať na daný účel. To však nevylučuje, že Vaše osobné údaje môžeme ďalej spracúvať na inom právnom základe najmä ak ide o splnenie zákonných povinností.
Dochádza k cezhraničnému prenosu Vašich osobných údajov?
Štandardne obmedzujeme akékoľvek cezhraničné prenosy osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (t. j. mimo členských štátov EÚ, Islandu, Nórska a Lichtenštajnska), ak to nie je nevyhnutné. Dôvodom je, že tieto tretie krajiny nemusia podľa rozhodnutí Komisie EÚ zabezpečovať primeranú úroveň ochrany osobných údajov. Avšak, v niektorých prípadoch k takýmto prenosom dochádza. Vaše osobné údaje môžu byť prenesené do tretej krajiny najmä v prípadoch, keď žiadate UPJŠ o cezhraničnú mobilitu v rámci dostupných programov študentských alebo zamestnaneckých mobilít, ktoré umožňujú študijné a/alebo pracovné pobyty na zahraničných univerzitách. Bez obmedzení môže dochádzať k prenosu osobných údajov v rámci Európskeho hospodárskeho priestoru a nasledovných krajín, ktoré aktuálne poskytujú primeranú úroveň ochrany osobných údajov podľa rozhodnutí Komisie EÚ: Andorrské kniežatstvo, Argentína, Faerské ostrovy, Guernsey, Izrael, Jersey, Nový Zéland, Kanada (komerčné organizácie), Ostrov Man, Švajčiarsko, Uruguajská východná republika, Spojené štáty americké (spoločnosti certifikované v režime Privacy Shield).
Prenos do akýchkoľvek iných tretích krajín (alebo spoločností, ktoré nespĺňajú osobitné sektorové požiadavky v prípade Kanady a Spojených štátov amerických) predstavuje cezhraničný prenos osobných údajov do tretej krajiny, ktorá nezaručuje primeranú úroveň ochrany. Ak je takýto prenos nevyhnutný, snažíme sa o dosiahnutie primeraných záruk podľa čl. 46 GDPR vďaka ktorým je príjemca osobných údajov v tretej krajine viazaný ekvivalentným režimom ochrany osobných údajov ako platí v EÚ. Najčastejšie ide o uzavretie tzv. štandardných zmluvných doložiek schválených Komisiou EÚ, ak je to objektívne možné. Ak to možné nie je, musíme postupovať podľa výnimiek pre osobitné situácie podľa čl. 49 GDPR. Najčastejšie ide o Váš súhlas s prenosom alebo plnenie zmluvného vzťahu.
UPJŠ využíva aj bezpečné cloudové služby overeného poskytovateľa so servermi umiestnenými v jurisdikcii EÚ, pričom však môže dochádzať aj k cezhraničnému prenosu dát do USA na strane poskytovateľa cloudových služieb, ktorý je našim sprostredkovateľom. Týmto sprostredkovateľom je spoločnosť Microsoft Inc., ktorá je certifikovaná systémom právnych záruk známych ako Privacy Shield. Viac informácii o osobitných právnych zárukách pre tieto cezhraničné prenosy dát obsahujúcich aj Vaše osobné údaje sa môžete dozvedieť aj vo vyhlásení spoločnosti Microsoft k ochrane osobných údajov.
Dochádza k automatizovanému spracúvaniu osobných údajov s právnym účinkom a/alebo iným podstatným vplyvom na Vás?
K automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu v zmysle čl. 22 GDPR môže dôjsť v prípade:
| KONTROLA ORIGINALITY ZÁVEREČNEJ PRÁCE | |
|---|---|
| Použitý postup | Anti-plagiátorský softvér, ktorý skenuje verejne dostupné zdroje a získava tak do registra obrovské množstvo údajov aj z iných prác a odborných publikácií zo zahraničia, pričom tento softvér vyhodnocuje mieru zhody záverečnej práce s ostatnými prácami v registri. |
| Význam | Správne určenie percenta zhody posudzovanej záverečnej práce s inými záverečnými a akademickými prácami v rámci plnenia zákonných povinností verejnej vysokej školy. |
| Predpokladané dôsledky | Percentuálne rozhodnutie o zhode (pozitívne / negatívne). Negatívne: nepripustenie prác vykazujúcich znaky plagiátorstva na obhajobu. |
Cookies sú malé textové súbory, ktoré zlepšujú používanie webstránky napr. tým, že umožňujú rozpoznať predchádzajúcich návštevníkov pri prihlasovaní do užívateľského prostredia, zapamätaním voľby návštevníka pri otváraní nového okna, meraní návštevnosti webstránky alebo spôsobu jej využívania pre jej užívateľské zlepšovanie. Naše webové stránky používajú súbory cookies najmä na účely zabezpečenia fungovania webstránok a základného merania ich návštevnosti. Ukladaniu týchto súborov do Vášho zariadenia môžete kedykoľvek zabrániť nastavením Vášho webového prehliadača. Nastavenie Vášho prehliadača je v zmysle § 55 ods. 5 Zákona o elektronických komunikáciách považované za Váš súhlas s používaním cookies na našej stránke. Zablokovaním súborov cookies však môžete obmedziť funkcionalitu niektorých webstránok (najmä ak sa vyžaduje prihlásenie).
Odporúčame Vám oboznámiť sa s podmienkami ochrany súkromia poskytovateľov platforiem sociálnych médií, cez ktoré spolu komunikujeme. Naše podmienky ochrany súkromia vysvetľujú len základné otázky týkajúce sa správy našich profilov. Máme iba typické administrátorské oprávnenia pri spracúvaní Vašich osobných údajov cez naše profily. Predpokladáme, že používaním sociálnych sietí rozumiete, že Vaše osobné údaje sú primárne spracúvane poskytovateľmi platforiem sociálnych sietí a že nad týmto spracúvaním, ďalším poskytovaním Vašich osobných údajov tretím stranám a cezhraničným prenosom do tretích krajín, ktoré vykonávajú daní poskytovatelia platforiem sociálnych sietí, nemáme žiadnu kontrolu a nezodpovedáme zaň.
